Archiwizacja dokumentów księgowych
Aby nie wprowadzić chaosu, warto najpierw zadbać o archiwizację dokumentów księgowych – tu niezbędne są profesjonalne działania zgodne z przepisami prawa, bowiem kwestię tę reguluje ustawa. Dokumentacja, a w szczególności księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, należy przechowywać w postaci oryginalnej. Nie można również zapomnieć o tym, by porządkować dokumenty według sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych i zachować podział na okresy rozliczeniowe. Jeśli zaś chodzi o sposób opisu takich materiałów, trzeba tu użyć nazwy rodzaju pisma, symbolu końcowych lat oraz symboli z oznaczenia w danym zbiorze.
Gdzie można przetrzymywać dokumenty księgowe?
Czy istnieje miejsce, w którym najlepiej przechowywać tego rodzaju dokumenty? Okazuje się, że tak – punktami przetrzymywania zarchiwizowanych dokumentów mogą być:
- siedziba przedsiębiorstwa,
- oddział przedsiębiorstwa,
- miejsce wykonywania działalności gospodarczej,
- każda inna, uprzednio zgłoszona do Urzędu Skarbowego nieruchomość.
Co więcej, takie miejsce powinno być bezpieczne, czyli zapewniać ochronę materiałów przed wilgocią, zbyt wysoką lub niską temperaturą czy promieniowaniem UV.
Jakie artykuły biurowe sprawdzą się podczas archiwizacji?
Na przedsiębiorcy ciąży kilkuletni obowiązek przechowywania dokumentów. Dlatego, aby nie uległy one zniszczeniu, warto do ich archiwizacji wybrać sprawdzone artykuły do biura – dobrym rozwiązaniem są np. produkty dostępne w sklepie Ofix.pl.
Swoje dokumenty możesz najpierw włożyć w koszulki foliowe, a następnie powkładać w wytrzymałe segregatory z mechanizmem. Aby odpowiednio je podpisać, wystarczy uzupełnić tusze do drukarek atramentowych – oryginalne, a potem wydrukować stworzone opisy. W ten sposób łatwiej będzie Ci zidentyfikować w przyszłości konkretne dokumenty.
Mniej ważne dokumenty
W Twoim biurze wciąż zalegają kartki z notatkami i niepotrzebne papiery? W celu przeprowadzenia porządków pozbądź się także ich, choć ze względu na bezpieczeństwo danych umieszczonych na takich materiałach, nie możesz ich po prostu wyrzucić do kosza. Najlepiej zniszcz je w niszczarce. Każdy konkretny typ dokumentów wymaga innego rodzaju cięcia – drobniej należy pociąć dokumenty zawierające bardziej poufne dane, natomiast te mniej poufne papiery możesz zniszczyć w standardowym urządzeniu. Szczegółowe wytyczne powinna udostępnić Ci firma, w której pracujesz.
Jeżeli nie chcesz wyrzucać konkretnych materiałów, możesz schować je i w odpowiedni sposób podpisać – to duże ułatwienie, gdy będziesz chciał do nich wrócić. Jeśli zaś dokumentów jest bardzo dużo i są ukryte w różnych miejscach, warto utworzyć spis takich „skrytek” w komputerze, dzięki czemu w każdej chwili można tam zajrzeć i sprawdzić, gdzie schowałeś dokumenty.
